In 5 stappen starten met een payroll constructie

Gepubliceerd: 28-05-2019

De knoop is doorgehakt en u wilt starten met een payroll constructie. Dit betekent dat u zich weer helemaal kunt storten op uw passie: ondernemen. Maar hoe gaat deze overstap in de praktijk? Wij stellen ons zo voor dat u met allerlei vragen zit, want welke taken neemt Persoonality op zich? En hoe verloopt de inschrijving van uw medewerkers bij Persoonality, wat wordt er van hen én van u verwacht? Relatiebeheerder Esther Lammers en accountmanager Bart Rousseau vertellen u exact hoe de overstap naar Persoonality in z’n werk gaat.

 

Stap 1: de overstap naar een payroll constructie via Persoonality

Verwachtingen managen

Bart: “We zorgen ervoor dat de verwachtingen aan alle kanten duidelijk zijn. We bespreken dit vooraf uitgebreid en de afspraken worden vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. Zo weet u precies waar u aan toe bent.”
 
Esther: “Daarna plannen we een voorlichtingsbijeenkomst. Daar maken ook de medewerkers kennis met Persoonality. Formeel overstappen van werkgever is natuurlijk niet niks. Wij vinden het belangrijk dat uw medewerkers de gezichten achter Persoonality zien, onze gezichten! Dat praat makkelijker op het moment dat een medewerker ons nodig heeft.”
 
Bart: “Deze bijeenkomst organiseren we samen met u als ondernemer en met de desbetreffende relatiebeheerder. We geven antwoorden op alle vragen van medewerkers en leggen uit dat er op de werkvloer niets verandert: opgebouwde dienstjaren worden mee overgenomen. We laten hen ook duidelijk zien wat er wel verandert.”
 
Esther: “Elke klant krijgt één vast contactpersoon. Collega’s op de regiovestiging van Persoonality ondersteunen hierin. Het voordeel van één vaste contactpersoon is dat we een relatie opbouwen met ondernemer en medewerkers. Tegelijkertijd zijn we goed op de hoogte van wat er speelt bij uw onderneming.”
 

Het hele jaar overstappen

Bart: “Veel ondernemers verwarren de jaarrekening van hun accountant met personeelszaken of het belastingtechnische aspect hiervan. Zij verwachten dat het alleen mogelijk is om aan het einde van het boekjaar over te stappen. Dit is geen voorwaarde bij payroll. U kunt dus op elk moment overstappen van (eigen) loonadministratie naar payroll. Zit u nog bij een andere payroller? Check dan wel eerst goed het huidige contract voordat het nieuwe contract wordt ondertekend.”    
 

Stap 2: uw medewerkers inschrijven

Wat moet u doen?

Bart: “De volgende stap is het inschrijven van uw medewerkers in ons systeem. Hiervoor vragen wij u om gegevens (zoals loonstroken) aan te leveren. Daarnaast hebben we van medewerkers een kopie van het paspoort nodig en moeten studenten van 18 jaar en ouder een studentenbewijs (bijvoorbeeld de inschrijving bij DUO) bij ons aanleveren. Deze gegevens checken we eerst. Worden medewerkers bijvoorbeeld volgens de cao betaald? Zelfs bij de opstart zorgen we er dus voor dat u er zo weinig mogelijk werk aan heeft.”
 

Wat moeten uw medewerkers doen?

Esther: “Nadat de medewerker door u is aangemeld, ontvangt de medewerker een mail over zijn of haar inschrijving. Alle gegevens dienen gecheckt te worden en na akkoord vanuit uw medewerker gaan we aan de slag. Want zodra de gegevens binnen zijn, maken we de arbeidsovereenkomst in orde en kunnen we in korte tijd het eerste salaris uitbetalen. Nu werkt uw personeel via een payroll constructie.”    
 

Stap 3: de inschrijving is klaar

Esther: “Na het afronden van de inschrijving kan u de gewerkte uren doorgeven. Dit gaat via Jop. Jop is de eigen Online Personeelsmanager voor klanten zoals u en medewerkers. U vindt er facturen, contracten, tips en trucs die helpen bij het HR beleid. Ook managementinformatie is 24/7 beschikbaar. Uw medewerkers vinden hier hun loonstroken en online opleidingen    
 

Stap 4: oude contracten opzeggen

Bart: “Eén van de voordelen van payroll via Persoonality is dat u een vast en professioneel aanspreekpunt heeft voor alle werkgever- en personeelszaken. Alle contacten en contracten lopen via Persoonality. Verzuim, pensioenen, afdrachten: het zit in onze dienstverlening. De oude contracten kunnen dus opgezegd worden. Hier informeren we u altijd over. Denk hierbij aan:
  • Opzeggen van de lopende verzuimverzekering: omdat ziekteverzuim tot onze dienstverlening behoort, heeft u de huidige verzuimverzekering niet meer nodig.
  • Opzeggen arbodienst contract: als u contact heeft met de arbodienst, dan kunt u dit ook opzeggen. Dit regelen wij voor u.
  • Afmelden Belastingdienst: juridisch bent u geen werkgever meer, dus is het belangrijk om medewerkers uit dienst te melden bij het bedrijf en aan te melden bij Persoonality. Vaak is dit een taak die de accountant op zich neemt.
  • Afmelden huidige pensioenen: u moet niet vergeten om uw medewerkers af te melden bij het huidige pensioenfonds. Bij Persoonality bouwen medewerkers vanaf 21 jaar vanaf de eerste dag pensioen op. Hiervoor hoeven u en uw medewerkers dus geen premie meer voor af te dragen bij het huidige pensioenfonds.”
  • Opzeggen loonadministratie bij de accountant: vanaf de overstap is de accountant niet meer verantwoordelijk voor de salarisadministratie.​​
   

Stap 5: payroll constructie in de praktijk

Esther: “Eigenlijk is het voor u nu een kwestie van uren doorgeven. Na ongeveer twee verloningen, plannen we een evaluatiegesprek.
 
Bart: “In Jop worden alle managementcijfers inzichtelijk gemaakt. In de vervolggesprekken kunnen we ons dan samen richten op groei. Zo kunnen we u als gesprekspartner verder helpen met het HR beleid en alles daaromheen.”
 
Bent u geïnteresseerd in een payroll constructie via Persoonality? Neem vrijblijvend contact op met Esther of Bart en ervaar de praktijk zelf!
 

Zullen we samenwerken?
Neem dan contact op met Bart of Esther. 
Ja, ik wil kennismakenBel me terug
 
Lammers
Lammers
Esther Lammers Relatiebeheerder
Ik neem de financiele, juridische en administratieve werkgeverstaken van u over.
Rousseau
Rousseau
Bart Rousseau Adviseur
Heeft u ook zo’n behoefte aan iemand die al uw HR zaken oplost?
Lammers
Lammers
Esther Lammers Relatiebeheerder
Ik neem de financiele, juridische en administratieve werkgeverstaken van u over.
CookieLevelFunctional Jouw huidige cookie level: Functioneel
Ons doel is om ondernemers te ondersteunen bij het werkgeverschap. Daarvoor gebruiken we jouw surfgedrag op persoonality.nl. Op basis hiervan kunnen we jou content laten zien waarvan we denken dat die beter bij jou past, in plaats van video's of blogs waar je waarschijnlijk minder mee hebt. 

Vind je dit oké?  Klik dan op 'akkoord'.