Waarom een vakantieplanner bijhouden?

Gepubliceerd: 3-07-2019

Heeft u veel medewerkers in dienst? Dan kan het goed bijhouden van de verschillende vakanties een lastige klus zijn. Vooral in de zomermaanden neemt de hoeveelheid vrije dagen toe en kan het zomaar gebeuren dat u te maken krijgt met onderbezetting. Het bijhouden van een vakantieplanner geeft u inzicht. Maar hoe pakt u dit aan?

Kies voor één overzicht

Per medewerker een vakantieplanning bijhouden klinkt als een goed idee, maar de praktijk wijst uit dat dit niet zo is. Dit betekent namelijk meer planningen die u bij moet houden. Uiteindelijk zult u toch één overzicht nodig hebben om goed te kunnen overzien of er sprake is van onder- of overbezetting. Daarom adviseren wij om uw vakantieplanning te beperken tot één (digitaal) overzicht.

Deadline voor verlof aanvragen

Maak duidelijke afspraken over wanneer uw medewerkers verlof moeten aanvragen. Hoe ruimer van te voren dit gebeurt, hoe beter het voor u in te schatten is of er capaciteitsproblemen komen. Een goede leidraad is om uiterlijk eind januari al te weten wanneer medewerkers op vakantie gaan in juni t/m september. Vooral medewerkers met kinderen weten dit hoogstwaarschijnlijk al omdat zij afhankelijk zijn van schoolvakanties.

Bepaal hoeveel medewerkers u nodig heeft

Dit begint met het vaststellen wanneer er binnen de branche waarin uw bedrijf werkzaam is, sprake is van hoogseizoen. En nemen de werkzaamheden dan af of juist toe? Alleen al door te kijken naar het verleden krijgt u hier een goed beeld van. Vervolgens is het van belang om vast te stellen hoeveel medewerkers u per dag minimaal nodig heeft per afdeling (en per functie) om de zaak draaiende te houden. Dit neemt u op in de vakantieplanner.

Vakantieaanvragen invullen

Zodra u van iedereen de vakantieaanvragen binnen heeft is het tijd om de vakantieplanner in te vullen. Als u alles in één overzicht invult, ziet u in één oogopslag waar eventuele knelpunten zitten. Kijk ook of u genoeg werk heeft als er sprake is van overbezetting!

Oplossingen voor onderbezettingen

Zodra u ziet dat er onderbezetting is, doet u er verstandig aan om eerst te kijken of uw medewerkers er als collega’s onder elkaar uit komen. Als dit niet het geval is dan kunt u ervoor kiezen om vakantieaanvragen af te keuren. Hier heeft u tot twee weken na de aanvraag recht op. Houd hierbij rekening met de CAO en het feit dat er wel sprake moet zijn van grote problemen als desbetreffende medewerker op vakantie gaat.
 
Het is ook een aanrader om, als u de aanvraag van een medewerker weigert, te kijken of u voor het jaar daarop iets kan regelen, zoals voorrang op het kiezen van een vakantieperiode.

Verspreid de vakantieplanner

De vakantieplanner is niet alleen een fijne tool voor u, maar ook voor uw medewerkers. Deel de vakantieplanner digitaal, hang hem op een centrale plek op – maak hem voor iedereen inzichtelijk. Altijd handig om van collega’s onderling te weten wanneer ze ingeroosterd zijn , wie niet voor vervanging beschikbaar is bij ziekte of wie niet aanwezig is bij belangrijke afspraken en vergaderingen.
 
Een vakantieplanner ontzorgt en geeft zekerheid. Om u tijd en werk te besparen hebben we de Vakantieplanner 2019 voor u gemaakt. Het enige wat u hoeft te doen is de namen van uw medewerkers invullen en de gewenste bezetting. De excel formules in de vakantieplanner doen de rest!
 
Weten hoe Persoonality u nog meer ontzorgt? Neem vrijblijvend contact met ons op en wij vertellen u graag meer.

Punt
Punt
Jesse Punt Adviseur
Samen de beste werkgever.
CookieLevelFunctional Jouw huidige cookie level: Functioneel
Ons doel is om ondernemers te ondersteunen bij het werkgeverschap. Daarvoor gebruiken we jouw surfgedrag op persoonality.nl. Op basis hiervan kunnen we jou content laten zien waarvan we denken dat die beter bij jou past, in plaats van video's of blogs waar je waarschijnlijk minder mee hebt. 

Vind je dit oké?  Klik dan op 'akkoord'.