Persoonality bewaart jouw persoonsgegevens. Hoe lang de gegevens worden bewaard hangt af van de vraag of jij hebt gewerkt. Dan moeten gegevens namelijk 2, 5 of zelfs 7 jaar worden bewaard. Heb jij alleen de website(s) bezocht, dan worden persoonsgegevens maximaal 1 jaar bewaard.
Toezicht van de overheid
Persoonality neemt bij de verwerking van persoonsgegevens vanzelfsprekend de wettelijke beginselen (artikel 5 AVG) in acht. Persoonality draagt er zorg voor dat zij daadwerkelijk kan aantonen dat deze beginselen in acht worden genomen en dat zij daarmee voldoet aan haar verantwoordingsplicht (“accountability”).
Verwerking van persoonsgegevens vindt plaats conform de relevante geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG en de uitvoeringswet AVG. Persoonality zal:
- Jouw persoonlijke levenssfeer zoveel mogelijk beschermen tegen onrechtmatige verwerking en/of misbruik van persoonsgegevens, tegen verlies van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens
- Zoveel mogelijk voorkomen dat persoonsgegevens verder worden verwerkt of worden verwerkt voor een ander doel dan waarvoor ze verzameld zijn
- Jou informeren over de verwerkingen die door of namens Persoonality plaatsvinden en over jouw rechten.
Technische en organisatorische (beveiligings-)maatregelen
Persoonality neemt passende technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt of bijvoorbeeld worden verloren of gestolen. Daarnaast heeft Persoonality een protocol voor het gebruik van ICT, e-mail, internet, en sociale media. In dit protocol staan (gedrags)regels over hoe binnen Persoonality moet worden omgegaan met informatie- en communicatietechnologie. Met regels over bijvoorbeeld het gebruik van ICT en voor welke doeleinden het gebruikt wordt. Ook is er beschreven hoe/wie dit gebruik controleert.
De door Persoonality getroffen technische en organisatorische maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context, verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor jouw rechten en vrijheden, een op het risico afgestemd passend beveiligingsniveau. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
Bewaarplaats van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard in de digitale (personeels- en salaris) administratiesystemen op (afgesloten delen van) servers die worden gehost bij (een of meer) verwerkers van Persoonality die voldoen aan strenge veiligheidseisen conform NEN 7510, ISO 27001 en ISO 9001.
Beveiligingsincidenten en datalekken
Ondanks onze beveiligingsmaatregelen, is het mogelijk dat zich beveiligingsincidenten voordoen die een inbreuk op persoonsgegevens betekenen. Persoonality zal in dat geval het incident melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor jouw rechten en vrijheden.
Persoonality heeft een procedure datalekken en documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens. Hierbij noteren wij wat er precies is gebeurd, de gevolgen en de getroffen maatregelen.
Verwerkingsregister
Persoonality houdt een schriftelijk register van de verwerkingsactiviteiten bij die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dat register bevat in ieder geval de volgende gegevens: de categorieën van persoonsgegevens, het doel, de grondslag, de betrokkenen, de ontvangers, de bewaartermijnen, de doorgifte, een algemene beschrijving van de getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en de naam en contactgegevens van Persoonality en FG.