In vijf stappen starten met payroll

Gepubliceerd: 12-10-2017
Geschreven door: Bart Rousseau en Esther Lammers

Payroll in de praktijk

U gaat starten met payroll, binnenkort kunt u zich dus weer helemaal storten op de passie voor uw bedrijf. Maar hoe gaat deze overstap eigenlijk in de praktijk? Hoe verloopt de inschrijving van uw medewerkers? Welke taken neemt Persoonality op zich? En wat wordt er van u en uw medewerkers verwacht? Accountmanager Bart Rousseau en Relatiebeheerder Esther Lammers vertellen u hoe een overstap naar Persoonality in z’n werk gaat.

Stap 1. Overstappen naar payroll bij Persoonality

Bart Rousseau: “We zorgen ervoor dat de verwachtingen aan alle kanten duidelijk zijn. We bespreken dit vooraf uitgebreid en de afspraken worden vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. Zo weet de ondernemer precies waar hij aan toe is.”

Esther Lammers: “Daarna plannen we een voorlichtingsbijeenkomst. Daar maken  ook de medewerkers kennis met Persoonality. Formeel overstappen van werkgever is natuurlijk niet niks. Wij vinden het belangrijk dat uw medewerkers de gezichten achter Persoonality zien, onze gezichten! Dat praat makkelijker op het moment dat een medewerker ons nodig heeft.”
Wij vinden het belangrijk dat uw medewerkers de gezichten achter Persoonality zien, Onze gezichten!
Bart Rousseau: “Deze bijeenkomst organiseren we samen met u als ondernemer en met de desbetreffende relatiebeheerder. We geven antwoorden op alle vragen van medewerkers en leggen uit dat er op de werkvloer niets verandert:. Opgebouwde dienstjaren worden mee overgenomen. We laten hen ook duidelijk zien wat er wel verandert.”

Esther: “Elke klant krijgt één vast contactpersoon. Collega’s op de regiovestiging van Persoonality ondersteunen hierin. Het voordeel van één vaste contactpersoon is dat we een relatie opbouwen met de ondernemer en zijn medewerkers. Tegelijkertijd zijn we goed op de hoogte van wat er speelt bij de klant.”

Het hele jaar door overstappen op payroll

Overstappen op payroll of wisselen van payrollorganisatie is trouwens het hele jaar door mogelijk. Bart: “veel ondernemers verwarren de jaarrekening van hun accountant met personeelszaken of het belastingtechnische aspect hiervan. Zij verwachten dat het alleen mogelijk is om aan het einde van het boekjaar over te stappen. Dit is geen voorwaarde bij payroll. Een ondernemer kan dus op elk moment overstappen van (eigen) loonadministratie naar payroll. Zit hij nog bij een andere payroller? Check dan wel eerst goed het huidige contract voordat het nieuwe contract wordt ondertekend.”
 

Stap 2. Uw medewerkers inschrijven

Bart: “De volgende stap is het inschrijven van de medewerkers in ons systeem. Hiervoor vragen wij de opdrachtgever om gegevens (zoals loonstroken) aan te leveren. Daarnaast hebben we van medewerkers een kopie van het paspoort nodig en moeten studenten van 18 jaar en ouder een studentenbewijs  (bijvoorbeeld de inschrijving bij DUO) bij ons aanleveren. Deze gegevens checken we eerst. Worden medewerkers bijvoorbeeld volgens de cao betaald? Wij zorgen ervoor dat de ondernemer er, ook bij de opstart, zo weinig mogelijk werk mee heeft.”
Wij zorgen ervoor dat de ondernemer er, ook bij de opstart, zo weinig mogelijk werk mee heeft.

Wat moeten uw medewerkers doen?

Esther: “ Nadat de medewerker door de ondernemer is aangemeld, ontvangt de medewerker een mail over zijn inschrijving. Hij checkt zijn gegevens en geeft akkoord. Zodra deze gegevens binnen zijn, maken we de arbeidsovereenkomst in orde en kunnen we in korte tijd zijn eerste salaris uitbetalen.”
 

Stap 3. De inschrijving is klaar

Esther: “Na het afronden van de inschrijving kan de ondernemer de gewerkte uren gaan doorgeven. Dit gaat via Jop. Jop is de eigen Online Personeelsmanager voor onze klanten en medewerkers. Zo kunnen medewerkers hun loonstroken terugvinden en de online opleidingen. Ondernemers vinden er hun facturen, contracten, tips en trucs die hen helpen bij het HR beleid. Maar ook management Informatie is 24/7 beschikbaar. Hier vinden ze alles: van facturen tot contracten en van jaaropgaven, tips en trucs die ondernemers helpt bij het HR-beleid.”
 
Lees hier alle voordelen van Jop
 

Stap 4. Oude contracten opzeggen

Bart: “Eén van de voordelen van payroll via Persoonality is dat de ondernemer een vast en professioneel aanspreekpunt heeft voor al zijn werkgever- en personeelszaken. Alle contacten en contracten lopen via Persoonality. Verzuim, pensioenen, afdrachten: het zit allemaal in onze dienstverlening. De oude contracten kunnen dus opgezegd worden. Hier informeren we een ondernemer altijd over. Hierbij moet je denken aan:

  • Opzeggen van de lopende verzuimverzekering: ziekteverzuim behoort tot onze dienstverlening, de huidige verzuimverzekering heeft een ondernemer dus niet meer nodig. Deze kan opgezegd worden. 
  • Opzeggen arbodienst contract: vaak heeft een opdrachtgever ook contact met de arbodienst. Dit kan ook opgezegd worden.
  • Afmelden Belastingdienst: juridisch is de ondernemer geen werkgever meer, dus is het belangrijk om medewerkers uit dienst te melden bij het bedrijf en aan te melden bij Persoonality. Vaak is dit een taak die de accountant op zich neemt.
  • Afmelden huidige pensioenen: een ondernemer moet niet vergeten om zijn medewerkers af te melden bij het huidige pensioenfonds. Bij Persoonality bouwen medewerkers vanaf 21 jaar vanaf de eerste dag pensioen op. Een ondernemer en zijn medewerkers hoeven hiervoor dus geen premie meer af te dragen bij het huidige pensioenfonds.”
  • Opzeggen loonadministratie bij de accountant: vanaf de overstap is de accountant niet meer verantwoordelijk voor de salarisadministratie.
Meer over het verschil tussen accountant en een payroller

 

Stap 5. De praktijk

Esther: “Eigenlijk is het voor de ondernemer nu een kwestie van uren doorgeven. Na ongeveer twee verloningen, plannen we een evaluatiegesprek. Hieronder een aantal voorbeeldvragen:

Hoe bevalt het? Wat valt mee? Wat valt tegen? Hoe verloopt het werken met Jop?

Bart: “In Jop worden alle managementcijfers inzichtelijk gemaakt. In de vervolggesprekken kunnen we ons dan samen richten op groei. Zo kunnen we als gesprekspartner de ondernemer verder helpen met met zijn hr-beleid en alles daaromheen.”

Zullen we samenwerken?
Neem dan contact op met één van onze Accountmanagers of Relatiebeheerders.
Vraag offerte aanBel me terug
 

De website van Persoonality gebruikt bij bepaalde functionaliteiten cookies. Waar en waarom er cookies in data wordt opgeslagen kan je in ons cookiebeleid lezen. Sluit deze melding