Het belang van onboarding bij payroll: tips en voordelen

Alles is rond. De nieuwe medewerker is aangenomen, het contract getekend en de startdag is bekend. Het inwerken van de nieuwe medewerker, ook wel onboarding, kan beginnen. Benieuwd hoe de onboarding bij een payrollorganisatie gaat? We leggen het graag aan je uit en geven je tips en tricks voor een succesvolle onboarding.

Wat is onboarding?

Onboarding betekent letterlijk ‘aan boord stappen’. Het is het proces waarin je jouw nieuwe medewerker verwelkomt, begeleidt en kennis laat maken met jouw organisatie. Een goede onboarding is meer dan alleen een introductie; het zorgt ervoor dat medewerkers tevreden en meer betrokken zijn, langer bij je bedrijf blijven, de rol van ambassadeur opnemen én sneller productief zijn.

Onboarding bij payroll

Een veelvoorkomende misvatting bij het kiezen voor payroll is dat medewerkers er niet echt ‘bij horen’. In werkelijkheid blijkt dit niet het geval te zijn. Een payrollorganisatie neemt namelijk alleen de personeelsadministratie over, en niet de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer. Payroll medewerkers krijgen dezelfde werkomgeving, aansturing, rechten en arbeidsvoorwaarden als vaste medewerkers. Overleggen, teamuitjes, de lunch: daar doen payrollmedewerker gewoon aan mee. De onboarding is dan ook niet anders. Payrollmedewerkers hebben waarschijnlijk zelfs meer voordelen dan een vaste medewerker. Je leest hier om welke voordelen het gaat.

Tips voor onboarding

Het starten van een nieuwe baan brengt altijd spanning met zich mee. ‘Waar moet ik me melden? En wat wordt er precies van mij verwacht?’. Dit soort vragen spelen veelal door het hoofd van een nieuwe medewerker. Om de onboarding zo goed mogelijk te laten verlopen hebben we een aantal tips voor je:

1. Pre-boarding

De communicatie stopt vaak bij het bekendmaken van de eerste startdag. Dit is een gemiste kans! Geef de nieuwe medewerker de gelegenheid om zich voor te bereiden en informeer hen over wat ze kunnen verwachten. Dit neemt eventuele zorgen en onzekerheden weg. Stuur bijvoorbeeld een week van tevoren een mail met het programma van de eerste dagen (zoals kledingvoorschrift, inlogcodes, gedragsregels, flexibelwerkenbeleid, voorstelrondes, etc.) Volg de mail telefonisch op, doorloop het onboardingsproces en laat de nieuwe werknemer al zijn vragen stellen. Zo begint jouw nieuwe hij of zij vol enthousiasme en zelfvertrouwen aan de eerste werkdag.

2. Voorbereiden van de kennismaking

Informeer jouw team over de komst van een nieuwe medewerker. Zo is het geen verassing en voorkom je ongemakkelijke eerste indrukken. Plan vooraf kennismakingsgesprekken met andere medewerkers binnen de organisatie. Nodig de nieuwe medewerker uit voor eventuele (vrijdagmiddag)borrels. Zo kan hij of zij alvast sfeer proeven en iedereen van de organisatie ontmoeten. Dat is nog eens een warm welkom!

3. Toewijzen van een buddy

Wijs een persoonlijke collega-buddy toe aan de nieuwe medewerker. Deze collega kan de nieuwe medewerker helpen met veel voorkomende vragen en de weg wijzen binnen de organisatie. Als je ergens net nieuw begint is het best overweldigend en kan het voor sommigen lastig zijn om vragen te stellen. Dankzij dit buddy-systeem zorg je dat iemand zijn of haar vragen durft te stellen en zo goed voorbereid aan het werk kan. De zekerheid die dit oplevert kan er tegelijk voor zorgen dat iemand het sneller naar zijn zin heeft en beter presteert. En dat is voor iedereen fijn.

4. Continu contact, ook na de eerste werkdag

Het is een voor de hand liggende valkuil: de nieuwe medewerker voldoet aan de verwachtingen en aan het einde van de eerste werkweek informeer je hoe het gaat. Dat is een goed begin, maar daar stopt het vaak. En dat is een gemiste kans. Een goede onboarding kan makkelijke enkele weken tot maanden in beslag nemen. Om ervoor te zorgen dat de onboarding een blijvende impact heeft, is regelmatig contact essentieel. Zo kun je op tijd bijsturen wanneer hij of zij dreigt te verzanden.

Conclusie: alle aandacht en tijd die een goede onboarding kost, betalen zich dubbel en dwars terug. Het levert je een snel en goed ingewerkte collega op die zich verbonden voelt met jouw bedrijf. We beloven je: werken aan andermans werkplezier levert jou ook werkplezier op.