Goede personeelsplanning zorgt ervoor dat u meer gedaan krijgt met minder of een gelijkblijvend aantal medewerkers. Gebruik deze tips om de productiviteit en inzetbaarheid van uw personeel te verhogen.
1. Gebruik slimme tools
Personeelsplanning komt neer op het vinden van de juiste balans tussen de behoefte en beschikbaarheid aan personeel. Makkelijker gezegd dan gedaan, want vaak is alleen de behoefte goed inzichtelijk. Op basis van geplande bedrijfsactiviteiten wordt ingeschat hoeveel arbeidskrachten er nodig zijn, voor hoelang en over welke kwaliteiten ze moeten beschikken.
Om behoefte en beschikbaarheid op elkaar af te stemmen, wordt vaak gebruik gemaakt van Excel-sheets. U zet daarin de behoeften, werknemers geven per periode aan wanneer en voor hoelang ze beschikbaar zijn. Het kan misgaan bij variabele afwezigheid en ziekmeldingen; een Excel verwerkt dit soort wijzigingen immers niet automatisch. Ook is het lastig om op afstand (vanuit huis) zo’n bestand te actualiseren.
Online roostersoftware biedt uitkomst. Werknemers kunnen altijd en vanaf elke locatie (bijvoorbeeld onderweg vanaf een smartphone) hun beschikbaarheid aangeven en wijzigen. De personeelsplanner heeft direct overzicht en het is snel zichtbaar waar de gaten vallen. Planningen worden direct via mail of online gedeeld. Sommige software biedt direct inzicht in de actuele urenregistratie en geeft adviezen op basis van de beschikbaarheid van personeel.
2. Stimuleer flexibiliteit
Hoe flexibeler de medewerker, des te beter hij of zij in staat is om meer te doen in dezelfde tijd. Ga maar na: vaak is meer gedaan krijgen geen kwestie van harder, maar slimmer werken. Een medewerker die zich makkelijk aanpast aan veranderende situaties, ziet sneller mogelijkheden om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.
Veranderbereidheid kan in de medewerker zelf zitten, maar is ook te stimuleren door hem of haar regelmatig te laten wisselen tussen verschillende taken en projecten. Dit maakt medewerkers flexibeler en breder inzetbaar.
3. Zet brainstorms effectief in
Brainstormen kan een goede manier zijn om tot innovatie te komen. Die innovatie kan er weer voor zorgen dat er meer werk verzet wordt met minder of hetzelfde aantal medewerkers. Slimme, nieuwe oplossingen verhogen de efficiency van de organisatie.
Toch worden brainstormsessies vaak ervaren als niet-productief en zonde van de tijd. Om dat te voorkomen en te zorgen dat een sessie daadwerkelijk iets oplevert, is een goede voorbereiding essentieel. Kies een tijd en locatie die vrij denken stimuleert, het liefst buiten kantoor. Bepaal vooraf een vraag die de creativiteit van de groep prikkelt. Dit kan door de vraag concreet, realistisch en toekomstgericht te maken.
Start elke brainstorm met een ronde waarin iedereen zijn eigen ideeën over de vraag of kwestie kan uiten. Zorg dat elke deelnemer vooraf al enkele ideeën heeft opgeschreven, zodat u snel meters maakt. Wissel tijdens de sessie groepsopdrachten af met individuele opdrachten en zet de belangrijkste punten op papier. Plan na afloop een vervolgafspraak om ideeën met potentie verder op te pakken.
4. Stel topteams samen
De beste teams bestaan niet uit gelijkgestemden, maar uit mensen die verschillen en elkaar respecteren en geloven in die verschillen. Uit mensen die met elkaar moeten én willen samenwerken, omdat ze inzien dat ze elkaar naar een hoger niveau brengen.
De Amerikaanse onderzoekers Aparna Joshi en Andrew Knight ontdekten dat het belangrijk is dat teamleden elkaar taakgericht weten te vinden en vertrouwen op elkaars deskundigheid. Individuele kwaliteiten en competenties geven de doorslag bij het functioneren van een team, en niet geslacht, etniciteit of leeftijd.
Bij het samenstellen van een topteam is het van belang te zoeken naar mensen met aanvullende kwaliteiten en aanstekelijk enthousiasme. Zorg voor concrete selectiecriteria. Zo breng je teamleden samen die elkaar daadwerkelijk versterken.